מנהלים מקבלים החלטות בארגונים על סמך ידע ונדרשים לחבר בין עולמות תוכן שונים ולחלץ תובנות עסקיות ברות השפעה על הרווחיות העסקית. מערכות כמו ERP, CRM ואף פלטפורמות ה – BI הארגוני מתמקדות בפן מסוים של נתונים ונדרשות לשכבת ידע נוספת המחברת ביניהן ומאפשרת להגיע לתובנות מפתיעות, המחכות להתגלות.
כיצד לנהל טוב יותר באמצעות שילוב ידע בעל ערך בתהליך קבלת ההחלטות? לפניכם סקירה היסטורית קצרה המרחיבה בנושא והצגת פתרונות BI חדשניים שפותחו כדי לענות על הצורך.
היסטוריה קצרה על ההתפתחות הטכנולוגית בארגונים
תחילה הגיעו המערכות לניהול משאבים ארגוניים כדוגמת ה – ERP , SAP, Priority ודומיהן, אלו ענו על הצרכים התפעוליים ועל הרצון להשיג שליטה טובה יותר על הנעשה במחסנים, רצפת הייצור, מחלקת המכירות, הכספים, הרכש ובקרת האיכות, בהמשך נוצרו מערכות ה – CRM – אלו נועדו לתת מענה לצורך נוסף שעלה מן השטח – שימור לקוחות ומעקב אחר תיקי לקוח. אחריהן הגיעו פתרונות BI שנועדו לחבר בין מערכות ה – ERP וה – CRM לכרות מידע, לסווגו ולהציגו באמצעות דוחות. הדור הראשון של פתרונות ה – BI תוכנן כדי לחבר את המידע לארגון, מידע שאופיין בנגישות גבוהה אך התבסס על שאילתות מובנות מראש שהגבילו את יכולת החקירה והגבירו את התלות בצוותי הפיתוח ולכן ארגונים רבים, שכבר השקיעו משאבים במערכות אלו נשארו ברמת הפיילוט או המשיכו לבסס את ניתוחיהם העסקיים על דוחות אקסל עמוסי נתונים. חברות תוכנה, שהבינו שמערכת ה – BI גם נועדה לחבר את הארגון לידע יצרו מודלים ופטנטים שהפכו את המידע לזמין, נגיש יותר, קל לניתוח ונוח להצגה ולשיתוף.
מערכת ה – BI המבוססת על המנוע האסוציאטיבי
אחד מהפיתוחים האחרונים והמובילים בשוק ה – BI העולמי שנמצא בשימוש בקרב 1500 חברות ישראליות הוא המנוע האסוציאטיבי של Qlik העולמית המיוצגת על ידי Qlik ישראל. המנוע האסוציאטיבי הוא פיתוח המוגן בפטנט, מאופיין בגמישות ונותן מענה לאתגרים הרבים בעידן הטובע בנתונים מכל עבר. באמצעותו כלי ה – BI הופך למרכז קבלת החלטות רב עוצמה, המבוסס על חקירה באמצעות דשבורדים הבנויים בהתאמה למודלים העסקיים. שכבת הידע הנוספת של Qlik Sense תורמת לחיסכון בעבודה עם קבצי אקסל ושיפור יכולת הניתוח של כל איש צוות בארגון גם אם אינו בקיא בעבודה עם מערכת דוחות ומערכות לניתוח נתונים. כוחו של המנוע האסוציאטיבי הוא בהרחבת שדה תוצאות החיפוש כך שניתן יהיה להגיע לתשובות מפתיעות גם על שאלות, שהחוקר לא חשב לשאול. באופן זה ניתן לחשוף מגמות ולהגיע לתובנות חדשות לגבי תהליכים וביצועים ארגוניים.
Story – תרשים קבלת ההחלטות
ניהול זמן הוא הוא אתגר מרכזי עמו מתמודדים ארגונים בכל סדר גודל. כלי ה – story נועד לייעל את המשאבים המוקדשים לארגון הנתונים והמידע המוצג בישיבות צוות. הכלי מאפשר להכין מצגת על בסיס פלטפורמת ה – BI באמצעות צילומי מסך לרבות תרשימי זרימה, גרפים, טבלאות, תבליטים, צבעים, הערכות תוכן, תמונות, צורות ואפקטים לשיפור התצוגה. היתרון המרכזי של הכלי הוא בחיבור למערכת וביכולת להתחקות אחר תהליך קבלת ההחלטות על גבי ציר הזמן.
תהליך הטמעת מערכת BI על בסיס הענן
מערכת ה – BI על ענן מתאימה לחברות בהיקף בינוני ומעלה הנמצאות בתהליכי צמיחה ומתמודדות עם עומס של מידע המוזרם אליהן ממערכות פנים ארגוניות ומחיבורים חוץ ארגוניים כמו אתרי החברה, פורטלים, רשתות חברתיות ועוד. היתרונות של הענן מאפשרים גם לארגונים קטנים, שאינם מעוניינים להשקיע בתשתית טכנולוגית הכוללת שרתים פנימיים והעסקת אנשי IT לטובת תחזוקה שוטפת לאמץ כלי BI עוצמתי, מהיר וגמיש המחבר את הארגון לידע. השלב הראשון בהטמעת המערכת הוא הבנת הצרכים הארגוניים ופיתוח מודלים ודוחות ייעודיים העונים על צרכים אלו, בין אם מדובר על שיפור מערך המכירות, קבלת שליטה על ניהול תקציב שיווקי, ביצוע בקרה על מערכי שירות לקוחות מורכבים, ובין אם מדובר על שיפור מדדי KPI's. לאחר שלב אפיון המערכת ופיתוחה, צוות היישום מטעם חברת התוכנה ידריכו וילמדו את דרכי החשיבה והעבודה עם פתרון BI עוצמתי בהתאמה לעולמות המקצועיים של משתמשי המערכת.
